Het Utrecht Archief (HUA)
Standplaats: | Utrecht | |||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Doel: | Het verwerven, bewaren en beschikbaar stellen van de archieven van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein, de provincie Utrecht en de archieven van het Rijk in de provincie Utrecht en een omvangrijke collectie beeldmateriaal en bibliotheek over Utrecht. Via digitale dienstverlening, de studiezaal en het publiekscentrum stelt HUA de collectie ter beschikking aan de burger voor onderzoek, educatie en cultuurbeleving. Daarnaast is Het Utrechts Archief toezichthouder en kennispartner bij het informatiebeheer van de gemeenten Utrecht, Nieuwegein en verschillende decentrale overheden. | |||||||||
Deelnemers: | De minister van OCW, gedeputeerde staten provincie Utrecht en de Gemeente Utrecht in de gemeenschappelijke regeling. Op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is in 2019 een geactualiseerde gemeenschappelijke regeling van kracht geworden | |||||||||
Publieke taak: | Ja | |||||||||
Juridische vorm: | Gemeenschappelijke regeling | |||||||||
Website | ||||||||||
Gekoppeld(e) Programma(s): | Betrouwbare overheid | |||||||||
Toegevoegde waarde van de gemeentelijke betrokkenheid | ||||||||||
Omschrijving | Bij aanvang | Nog actueel | ||||||||
Efficiency (goedkoper/beter georganiseerd) | Ja | Ja | ||||||||
Effectiviteit (beter resultaat) | Ja | Ja | ||||||||
Wettelijke verplichting | Ja | Ja | ||||||||
Is het BBV van toepassing? | Ja | |||||||||
Is het BBV nagevolgd | Ja | |||||||||
Vermogen | x € 1.000 | |||||||||
Omschrijving | Werkelijk | Begroot | Werkelijk | |||||||
Eigen vermogen | 2273 | 1940 | 2093 | |||||||
Vreemd vermogen | 1321 | 941 | 1323 | |||||||
Totaal vermogen | 3594 | 2881 | 3416 | |||||||
Resultaat 2025: | Nog niet bekend | |||||||||
Bijdrage van de gemeente Utrecht | x € 1.000 | |||||||||
Omschrijving | Realisatie | Begroot | Realisatie | Begroot | ||||||
Opgenomen bij de GU | 3.586 | 3.694 | 3.694 | 3.804 | ||||||
Opgenomen bij de VP/GR | 3.586 | 3.694 | 3.694 | 3.804 | ||||||
Verschil | 0 | 0 | 0 | 0 | ||||||
Toelichting op de tabel Bijdrage van de gemeente Utrecht | ||||||||||
In 2026 neemt de bijdrage van gemeente Utrecht toe als gevolg van de indexatie. | ||||||||||
Risico's | ||||||||||
Zijn er risico’s met financiële gevolgen die meegenomen zijn bij de benodigde weerstandscapaciteit? | Ja | |||||||||
Geeft de analyse van het samenwerkingsverband aanleiding om de betrokkenheid van de gemeente te heroverwegen? | Nee | |||||||||
Kan de gemeente het Publiekelijke belang (indien van toepassing) ondertussen ook als | Ja | |||||||||
Ontwikkelingen | ||||||||||
HUA richtte zich in 2025 zich op het verwerven, beheren, toegankelijk maken en benutten van de archieven van overheden en particulieren. Daarnaast verzorgde HUA het toezicht en advies bij het informatiebeheer van overheden, waaronder de gemeente Utrecht. In 2025 ging de nieuwe meerjarenbeleidsperiode van start. Extra aandacht was er voor het toegankelijk maken van de Utrechtse koloniale archieven en voor activiteiten in het kader van 650 jaar provincie Utrecht. Specifiek voor de gemeente Utrecht was er extra aandacht voor de migratie van het zaakdossiers van de gemeente, advies over informatie- en procesmanagement en het opstellen van de nieuwe hotspotmonitor. Er stroomden enkele honderden meters gemeentelijk archief in en er werden ruim 500.000 digitale bestanden toegevoegd aan de digitale collectie. Hiernaast werden in 2025 de voorbereidingen getroffen voor de uittreding van het Rijk uit de GR HUA. Vanaf 2027 zal HUA naar verwachting voortgezet worden als GR met de gemeente Utrecht en de provincie Utrecht als bestuurlijke partners. Het rijk treedt bestuurlijk uit, maar blijft verbonden via de rijkscollectie, die onderdeel blijft van de dienstverlening door HUA. In het meerjarenbeleidsplan 2026 – 2029 is de bijdrage van de gemeente vastgesteld op € 3.693.969. Wij hebben vernomen dat de indexatie vanuit de gemeente toch zal worden toegekend, daarmee komt de bijdrage van de gemeente op € 3.804.788 (inclusief € 110.819 indexatie). Dit zal worden verwerkt bij de 1e Bestuursrapportage van 2026.• Met betrekking tot de voorgenomen uittreding van het Rijk per 2024 uit alle Regionaal Historische Centra (RHC’s), inclusief HUA, is nu bekend welke constructie het Rijk voor zich ziet: een delegatiebepaling via de nieuwe archiefwet en een Specifieke Uitkering (SPUK) om het beheer van de papieren Rijkscollectie bij de RHC’s onder brengen. Deze door het Rijk gewenste constructie stelt de achterblijvende partners, provincie Utrecht en Gemeente Utrecht, voor juridische en financiële risico’s, waarvoor bureau Berenschot een aantal scenario’s heeft uitgewerkt. Het Algemeen Bestuur van HUA de voorkeur uitgesproken voor het scenario ‘Voortzetten gemeenschappelijke regeling’ met noodzakelijke aanpassingen. Hiervoor zijn twee werkgroepen ingesteld: Een werkgroep onder leiding van HUA voor de uittredingsregeling en een werkgroep onder leiding van GU voor de aanpassing van de gemeenschappelijke regeling om dit vorm te gaan geven.• Het Rijk heeft eveneens besloten dat RHC’s vanaf 2024 geen gebruik meer mogen maken van de nationale e-depot voorziening (=digitale archiefbewaarplaats) van het Nationaal Archief. De GR HUA werkt daarom aan een eigen lokale e-depotvoorziening waar digitaal archief materiaal van partners in beheerd worden. | ||||||||||
Zijn ontwikkelingen met beleidsmatige of financiële gevolgen: | Ja | |||||||||
Geven deze ontwikkelingen aanleiding om de betrokkenheid van de gemeente te heroverwegen: | Nee | |||||||||