Bedrijfsvoering

In 2025 ging de hoogste prioriteit uit naar het verbeteren van ons informatiebeheer en het waarborgen van de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening.

In 2025 hebben we met het programma 'Informatie op Orde' de beoogde stappen gezet om aan de archiefwet en de Wet Open overheid te (blijven) voldoen. In 2025 is de inventarisatie van de benodigde activiteiten en middelen om de nieuwe Cyberbeveiligingswet te implementeren afgerond. De vervanging van het zaaksysteem is succesvol afgerond. Voor de cloudtransitie zijn de uitgangspunten voor verdere implementatie in 2026 en 2027 verduidelijkt.

Onderstaand wordt per onderwerp toegelicht wat in 2025 is bereikt.

Informatie op orde  
In 2025 bevestigde het interbestuurlijk toezicht dat de gemeente Utrecht voldoet aan de Archiefwet. Hiermee is een belangrijke doelstelling van het programma behaald. De nieuwe e-learning slim digitaal werken is aanbesteed en ingericht en wordt vanaf begin 2026 verplicht voor alle medewerkers. De governance op informatiebeheer is verder verstevigd en verankerd in de lijnorganisatie. Er is een start gemaakt met het op orde brengen van de bouwdossiers. In juli 2025 is het nieuwe documentenplatform gelanceerd waarop de actief openbaar te maken informatie wordt gepubliceerd.

Versterken Common Ground  
In vervolg op de keuze voor Samen Organiseren in de Programmabegroting 2020 werkt de gemeente samen met andere gemeenten aan een meerjarig programma voor gestandaardiseerde informatiehuishouding voor gemeenten (ook wel ‘Common Ground’ genoemd). Doel van dit programma is verbeterde dienstverlening aan inwoners. Maar het legt ook de basis voor verbeterd informatiebeheer, Open Utrecht en klantgerichte samenwerking in ketens. De gemeente Utrecht is hierin één van de Koplopergemeenten. Door instemming met de resolutie ‘Als één sterke bestuurslaag regie op de Digitale Samenleving’ en instemming met ‘Realisatiekoers Common Ground’ in de ALV van de VNG op 18 juni 2025, zijn belangrijke stappen gezet in de vormgeving van de landelijke realisatie van Common Ground. In 2025 is de samenwerking met de G4 gemeenten als koplopers verder vormgegeven en in Utrecht is de inzet van Common Ground voor Dienstverlening (o.a. met Zaakgericht werken), en Werk en Inkomen verder doorgezet en zijn verkenningen gedaan hoe Common Ground ingezet kan worden in het fysieke domein.

In 2026 zal naast het verder doorzetten van de G4 samenwerking en in Utrecht het inzetten van Common Ground bij Dienstverlening, Werk en Inkomen en in het Fysieke domein in het teken staan van landelijk organiseren van het beheer, ontwikkeling en realisatie van Common Ground.

Cloudtransitie  
In 2025 is de afhankelijkheid van (Amerikaanse) clouddienstverlening nadrukkelijker onderwerp van maatschappelijk en bestuurlijk debat geworden. Ook binnen onze gemeente heeft dit geleid tot politieke aandacht en de aanname van een motie. Naar aanleiding hiervan is het cloud beleid aangescherpt, niet als koerswijziging, maar om risico’s afhankelijkheden en alternatieven bij de verdere verplaatsing van applicaties naar de cloud explicieter af te wegen.

Ter ondersteuning hiervan is een handelingsperspectief opgesteld dat richting geeft aan de uitvoering. De ingezette transitie naar o.a. Microsoft Azure wordt in principe voortgezet, maar met extra aandacht voor architectuurprincipes, regie, exit-mogelijkheden en alternatieven. Deze beleidsbijstelling heeft in 2025 geleid tot beperkt meerwerk, met name in de vorm van aanvullende analyses en afstemming. Naar verwachting is dit identiek in 2026 en 2027.

Daarnaast is vanaf september 2025 de programma organisatie opnieuw ingericht en versterkt. Hierdoor is meer grip en structuur ontstaan en is het inzicht in de omvang en samenhang van de opgave vergroot. De programmaorganisatie heeft zich ontwikkeld tot een volwassen sturingsmodel, wat met accordering van een aangescherpt programmaplan in januari 2026 bekrachtigd wordt.

De lopende werkzaamheden van 2 van de 3 werksporen (infrastructuur en applicaties) hebben in dezelfde periode ook meer focus gekregen. Ze zijn onder andere gestart met de functionele en technische voorbereiding van de werkzaamheden voor 2026 en 2027. Hierbij worden complexe technische vraagstukken geadresseerd, maar ook de wijze waarop migraties worden uitgevoerd en hoe wordt samengewerkt met de organisatieonderdelen. Het derde werkspoor, regie, heeft in deze fase nog beperkt aandacht gehad. Met het aanstellen van een sponsor en uitwerking van de opdracht kan deze vanaf februari 2026 volwaardig gaan bijdragen aan de realisatie.

Mede hierdoor is een stevige basis gelegd voor de verdere afronding van de cloudtransitie. Veel uitgangspunten zijn verduidelijkt en de organisatie staat beter gepositioneerd aan de start van de uitvoeringsfase. Tegelijkertijd blijven er aandachtspunten, zowel financieel als technisch, die in 2026 verdere uitwerking en besluitvorming vragen.

ENSIA-verantwoording 2025
Met de ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit) systematiek legt het College van B&W jaarlijks verantwoording af over informatieveiligheid en datakwaliteit aan de gemeenteraad. Parallel hieraan wordt verantwoording afgelegd aan de landelijke toezichthouders waar het gaat om de landelijke voorzieningen zoals DigiD, Suwinet en de geo-basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG), Grootschalige Topgrafie (BGT) en Ondergrond (BRO), waarbij de onderdelen DigiD en Suwinet verplicht ge-audit dienen te worden door een externe auditor.

De BAG, BGT en BRO voldoen aan de gestelde normen, bij één DigiD-aansluiting en vier Suwinet-voorzieningen zijn bevindingen geconstateerd. Wat betreft Suwinet hebben de bevindingen betrekking op onderdelen van het autorisatiebeheer en bij de DigiD-aansluiting op onderdelen van het webapplicatie- en wijzigingenbeheer. Hierover zijn de desbetreffende directeuren in kennis gesteld. Er is een verbeterplan opgesteld. Centraal wordt gemonitord op de uitvoering van dit verbeterplan. De  auditor zal opnieuw de doorgevoerde verbeteringen beoordelen op de wijze waarop en de mate waarin binnen de door de toezichthouder gestelde termijn de bevindingen worden opgelost.

Doelstellingen Informatievoorziening en automatisering